PROCEDIMIENTO
DE OFICINA
Oficina: Es el
sitio donde se procesa la información con el objeto de conseguir resultados positivos para lograr los
objetivos propuestos por la empresa.
ASPECTOS.jpg)
EXPRESIÓN ORAL Y CORPORAL
v Ya se ha comentado la importancia que en toda comunicación tienen, no sólo los aspectos verbales, sino también otros muchos que resultan ser no verbales.
Por lo que respecta a la expresión oral, un aspecto importante es la adaptación del lenguaje al de nuestro interlocutor. Utilizar un registro similar al del entrevistado ayuda a establecer una empatía mayor durante la comunicación. La voz debe reflejar diferentes situaciones a través de la entonación, el volumen, las inflexiones, los silencios, etcétera. Por eso, los puntos principales que cualquier entrevistador debe tener presente respecto a la voz serían:
La voz: Elementos físicos de la comunicación.
v Las Manos: Son usadas para apoyar nuestra comunicación; es decir son la expresión confirmatoria de lo que queremos decir.
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v La Postura Corporal: En muchas ocasiones el hablar de pie o sentado no va a depender de nosotros Ejemplo: Si estamos sentados y parte del público no nos ve, conviene levantarse.
u Es la forma comunicativa, del pensamiento, por medio de la palabra, con la cual el ser humano no se da a conocer.
LA EXPRESIÓN
Es un movimiento del interior hacia el exterior, es decir una expresión hacia afuera, demostrando ideas o sentimientos. Puede transformarse en un mensaje que un emisor transmite a un receptor, con lo que se convierte en comunicación.
EXPRESIÓN CORPORAL
Es el comportamiento exterior espontaneo o intencional, que traduce emociones y sentimientos mediante el lenguaje corporal.
v Ya se ha comentado la importancia que en toda comunicación tienen, no sólo los aspectos verbales, sino también otros muchos que resultan ser no verbales.
Por lo que respecta a la expresión oral, un aspecto importante es la adaptación del lenguaje al de nuestro interlocutor. Utilizar un registro similar al del entrevistado ayuda a establecer una empatía mayor durante la comunicación. La voz debe reflejar diferentes situaciones a través de la entonación, el volumen, las inflexiones, los silencios, etcétera. Por eso, los puntos principales que cualquier entrevistador debe tener presente respecto a la voz serían:
La voz: Elementos físicos de la comunicación.
Por lo que respecta a la expresión oral, un aspecto importante es la adaptación del lenguaje al de nuestro interlocutor. Utilizar un registro similar al del entrevistado ayuda a establecer una empatía mayor durante la comunicación. La voz debe reflejar diferentes situaciones a través de la entonación, el volumen, las inflexiones, los silencios, etcétera. Por eso, los puntos principales que cualquier entrevistador debe tener presente respecto a la voz serían:
La voz: Elementos físicos de la comunicación.
v Volumen: Depende de una buena respiración.
v Modulación: Buena articulación de las palabras.
v Tono: Manejar las distintas elevaciones de voz.
v La Mirada: Es importante mirar al destinatario ya que de esta manera podemos comprobar el impacto de la explicación y el grado e atención que se despierta.
v Las Manos: Son usadas para apoyar nuestra comunicación; es decir son la expresión confirmatoria de lo que queremos decir.
v La Postura Corporal: En muchas ocasiones el hablar de pie o sentado no va a depender de nosotros Ejemplo: Si estamos sentados y parte del público no nos ve, conviene levantarse.
u Es la forma comunicativa, del pensamiento, por medio de la palabra, con la cual el ser humano no se da a conocer.
u Es la forma en la que nos dirigimos a las demás personas de manera espontánea natural y sencilla.
LA EXPRESIÓN
Es un movimiento del interior hacia el exterior, es decir una expresión hacia afuera, demostrando ideas o sentimientos. Puede transformarse en un mensaje que un emisor transmite a un receptor, con lo que se convierte en comunicación.
EXPRESIÓN CORPORAL
Es el comportamiento exterior espontaneo o intencional, que traduce emociones y sentimientos mediante el lenguaje corporal.
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL – ARCHIVO
Es el ordenamiento metódico y adecuado de los documentos que dan testimonio por escrito o visual para su conservación y consulta.
IMPORTANCIA
El archivo surge de la necesidad de gestionar tanto la documentación histórica como la que produce y recibe la administración municipal. El objetivo es que esta información esté disponible para uso por parte del personal del ayuntamiento, la ciudadanía y las personas dedicadas a la investigación.-Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.
ACTIVIDADES
Hay diferentes formas de archivar que son físicos y/o electrónicos.jpg)
Es el ordenamiento metódico y adecuado de los documentos que dan testimonio por escrito o visual para su conservación y consulta.
Es el local donde se custodian documentos públicos o privados.
IMPORTANCIA
El archivo surge de la necesidad de gestionar tanto la documentación histórica como la que produce y recibe la administración municipal. El objetivo es que esta información esté disponible para uso por parte del personal del ayuntamiento, la ciudadanía y las personas dedicadas a la investigación.-Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.
ACTIVIDADES
FORMAS DE ARCHIVAR
Hay diferentes formas de archivar que son físicos y/o electrónicos
-Físico:
Los documentos están ordenados y resguardados manera mano escrita y su control se lleva en libros.
-Electrónico:
Los documentos están ordenados y resguardados en computadora para mayor facilidad de la persona.
ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN
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Formas de escribir Y redactar correctamente, teniendo en cuenta el uso de las mayúsculas, minúsculas y los signos de puntuación que permite facilitar una mayor comprensión a la hora de trasmitir una información.
IMPORTANCIA
Una excelente ortografía y redacción es la base de un buen texto y más aun teniendo en cuenta que, en los tiempos de ahora y en la mayoría de las ocasiones, nos comunicamos más por medios escritos que por otros.
Pero, ¿por qué tener una buena ortografía es algo tan importante en el ámbito laboral?
Porque es una buena carta de presentación. Antes de verte, quienes reclutan candidatos para un puesto de trabajo determinado, verán en primera instancia tu currículo y tu carta de presentación anexa, y para ellos hasta ese momento, eso eres tú. Por lo mismo, debes tener una ortografía impecable, que hable de ti como una persona que conoce estas reglas y se preocupa de aplicarlas en todo orden de cosas.
Porque abre puertas, una buena ortografía puede ampliar tu campo laboral, ya que serás capaz de comunicar por escrito, ideas, planes, objetivos y metas, sin ninguna dificultad.
Porque es sinónimo de calidad. Si has decidido trabajar donde tus tareas implican escribir, una buena ortografía es parte del repertorio de habilidades que debes incluir en tu día a día. Y si bien, existen correctores de ortografía en varios software y/o programas de computación, éstos no son 100% efectivos.
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Porque está a tu alcance saber las reglas ortográficas. No es tarea de científicos ni superdotados, éstas se encuentran a la mano en bibliotecas, en libros escolares y en internet.
Si bien no es lo mismo escribir una memoria, que la redacción de un email a un compañero de trabajo, un mensaje con errores puede jugar en contra y habla mal de quien lo redacta, ya que quien lee y no entiende lo que queremos decir, interpreta apurado y desinteresado el contenido, proyectando una imagen negativa que es fácilmente evitable.
ACTIVIDADES
COMO TENER UNA BUENA
1. Reglas de acentuación
3. Uso de b y v
Una buena ortografía evita confusiones y pleonasmos, así que sigue las reglas, practica y mejora tu ortografía.
Formas de escribir Y redactar correctamente, teniendo en cuenta el uso de las mayúsculas, minúsculas y los signos de puntuación que permite facilitar una mayor comprensión a la hora de trasmitir una información.
IMPORTANCIA
Una excelente ortografía y redacción es la base de un buen texto y más aun teniendo en cuenta que, en los tiempos de ahora y en la mayoría de las ocasiones, nos comunicamos más por medios escritos que por otros.
Así mismo, el problema de la ortografía no es sólo un problema escolar, va más allá, pertenece al diario vivir, ya sea a través de cartas, de un currículo, solicitudes, instancias, trabajos de investigación, escritos, denuncias, etc. Todo va por escrito y todo debería ir impecable, en lo que a ortografía se refiere.
Pero, ¿por qué tener una buena ortografía es algo tan importante en el ámbito laboral?
Porque es una buena carta de presentación. Antes de verte, quienes reclutan candidatos para un puesto de trabajo determinado, verán en primera instancia tu currículo y tu carta de presentación anexa, y para ellos hasta ese momento, eso eres tú. Por lo mismo, debes tener una ortografía impecable, que hable de ti como una persona que conoce estas reglas y se preocupa de aplicarlas en todo orden de cosas.
Porque abre puertas, una buena ortografía puede ampliar tu campo laboral, ya que serás capaz de comunicar por escrito, ideas, planes, objetivos y metas, sin ninguna dificultad.
Porque es sinónimo de calidad. Si has decidido trabajar donde tus tareas implican escribir, una buena ortografía es parte del repertorio de habilidades que debes incluir en tu día a día. Y si bien, existen correctores de ortografía en varios software y/o programas de computación, éstos no son 100% efectivos.
Porque está a tu alcance saber las reglas ortográficas. No es tarea de científicos ni superdotados, éstas se encuentran a la mano en bibliotecas, en libros escolares y en internet.
Si bien no es lo mismo escribir una memoria, que la redacción de un email a un compañero de trabajo, un mensaje con errores puede jugar en contra y habla mal de quien lo redacta, ya que quien lee y no entiende lo que queremos decir, interpreta apurado y desinteresado el contenido, proyectando una imagen negativa que es fácilmente evitable.
ACTIVIDADES
COMO TENER UNA BUENA
Tener una buena ortografía ayuda a que tu carta de presentación, ante la escuela o la vida profesional, sea impecable y demuestra tu conocimiento del idioma español.
Cómo tener una buena redacción y ortografía
Una excelente estrategia para lograr una buena ortografía es la lectura a conciencia, esto es, leer suficiente y además fijarte cómo se escriben las palabras; esto amplía tu conocimiento y te ayuda a que las reglas básicas de ortografía se plasmen en tus textos sin hacer tanta conciencia sobre ellas.
Las reglas básicas para escribir bien el español son las siguientes:
1. Reglas de acentuación
a) Se acentúan todas las palabras esdrújulas, sobresdrújulas y las graves que terminan en consonante que no sea n y s, también se acentúan las agudas que terminan en vocal o consonante n y s.
b) “Sí” lleva acento cuando funciona como una afirmación: “sí me gusta”. Cuando va sin acento es una condicionante: Si haces la tarea te daré un premio.
c) Las palabras quién, cómo, cuándo, dónde y qué, se acentúan cuando es una interrogación, exclamación o de manera dubitativa. “¡Qué frío!”, “¿Quién quiere agua?” y “Cómo decidir lo mejor para mí”.
2. Reglas de los verbos
a) Se escriben los tiempos de los verbos con “j” cuando su infinitivo no tiene ni “j” ni “g”. Ejemplo, “nosotros dijimos”.
b) Se escriben los tiempos de los verbos con “v” cuando su infinitivo no tiene “v” ni “b”. Ejemplo, “tuvimos un problema”.
c) Se escriben los tiempos de los verbos con “y” cuando su infinitivo no tiene “y” ni “ll”. Ejemplo, “estamos oyendo la plática”.
3. Uso de b y v
a) Se escriben con b los adjetivos acabados en –ble y-mundo. Ejemplo, “habitable” y “vagabundo”.
b) Se escriben con b los grupos mb, bl y br. Ejemplo, “cambio”, “poblado”, “brasero”.
c) Se escriben con v los adjetivos formados con los sufijos –ívoros / a: “carnívoro”, y los adjetivos graves acabados en –ave, -avo /a, -eve, -evo/a, -ivo/a: “grave”, “esclavo”, “leve”, ”nueva”, “esquivo”.
d) Se escriben con v las combinaciones bv, dv y nv. Ejemplo, “subvención”,” adverbio”, “enviar”.
e) Se escriben con v las formas del pretérito perfecto simple de tener, estar y andar. Ej. “tuvimos”, “estuvieron”.
4. Puntuación
a) El punto y seguido se utiliza para separar diferentes ideas en el interior de un párrafo.
b) El punto y aparte se usa cuando hay diferente aspectos de un mismo asunto agrupados en párrafos diferentes.
c) El punto final indica que ha terminado el texto.
d) El punto y coma separa oraciones cuyo significado está relacionado.
e) La coma organiza elementos en la oración: enumeraciones y aclaraciones.
f) Los dos puntos sirven para presentar enumeraciones y separar oraciones cuyo significado está relacionado.
Una buena ortografía evita confusiones y pleonasmos, así que sigue las reglas, practica y mejora tu ortografía.
DOCUMENTOS DE OFICINA
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La redacción a través de la historia ha sido la presentación visual de un texto al escribirlo ya que es la forma más asertiva de trasmitir información por medio de cartas, actas, memorandos, circulares, certificados, sobres e informes de una manera clara, precisa y concisa.
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La redacción a través de la historia ha sido la presentación visual de un texto al escribirlo ya que es la forma más asertiva de trasmitir información por medio de cartas, actas, memorandos, circulares, certificados, sobres e informes de una manera clara, precisa y concisa.
CARTAS COMERCIALES
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Una carta es un medio de comunicación escrito por un remitente y enviado a un destinatario. Si antes necesitábamos un papel y un bolígrafo para escribir una carta, hoy una computadora y procesador de textos es suficiente.
IMPORTANCIA
El interés y el cuidado que se apliquen en la redacción y presentación de la carta comercial son de trascendental importancia, ya que puede servir para proyectar una imagen atractiva de la empresa o, por lo contrario producir una impresión desfavorable cuyas consecuencias siempre son negativas para la organización.
http://www.youtube.com/watch?v=lapdsCAPYoU
Una carta es un medio de comunicación escrito por un remitente y enviado a un destinatario. Si antes necesitábamos un papel y un bolígrafo para escribir una carta, hoy una computadora y procesador de textos es suficiente.
La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, expresar sentimientos, dar información etc.
IMPORTANCIA
El interés y el cuidado que se apliquen en la redacción y presentación de la carta comercial son de trascendental importancia, ya que puede servir para proyectar una imagen atractiva de la empresa o, por lo contrario producir una impresión desfavorable cuyas consecuencias siempre son negativas para la organización.
http://www.youtube.com/watch?v=lapdsCAPYoU
http://www.youtube.com/watch?v=lapdsCAPYoU
ACTAS
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Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.
http://www.youtube.com/watch?v=8d5tem1qJNo
Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.
http://www.youtube.com/watch?v=8d5tem1qJNo
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MEMORANDO
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• es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
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El certificado es
un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado
hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando
se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para
demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo
afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser sancionado por la ley.
http://www.youtube.com/watch?v=xrgzxIuGUVo
CONSTANCIA
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La constancia
es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, en el
que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente,
puede ser personal.
CIRCULARES
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Comunicaciones
escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente.
INFORMES
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Un informe es
un trabajo escrito, cuyos resultados o cuyo producto es esperado por personas
distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (por
ejemplo, un profesor, jefe, ejecutivo, etc.). En cualquier caso siempre es
necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo
esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita
comprenderlo.
ACTIVIDADES
• es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
• En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.
• El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.
http://www.youtube.com/watch?v=xrgzxIuGUVo
CONSTANCIA
La constancia
es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, en el
que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente,
puede ser personal.
CIRCULARES
Comunicaciones
escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente.
La circular
es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales,
mercantiles o industriales.
El estilo en
la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,
sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de
escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
INFORMES
Un informe es
un trabajo escrito, cuyos resultados o cuyo producto es esperado por personas
distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (por
ejemplo, un profesor, jefe, ejecutivo, etc.). En cualquier caso siempre es
necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo
esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita
comprenderlo.
La expedición
de los informes está a cargo de los funcionarios o empleados autorizados,
mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes
se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.
ACTIVIDADES
Para llevar a
cabo la elaboración de cartas, actas, memorandos, certificados, circulares, e informes
se deben tener en cuenta los espacios interlineales y los diferentes
estilos de elaboración, y se deben manejar unos márgenes al respecto para
redactar de una forma más adecuada.
